Frui procedure commande
RUI SELECTED — Commandes
Date : 20/08/2026
Nous avons adapté notre procédure de commande :
- Au lieu d'envoyer 3 e-mails séparés à chaque partie, nous envoyons désormais 1 seul e-mail avec toutes les parties en copie (CC), ce qui rend la communication beaucoup plus transparente.
- La procédure de commande est désormais accessible via un bouton/lien.
- Les modifications sont indiquées dans un tableau rouge dans l'e-mail.
- Comme nous travaillons avec des parties de différents pays et langues, l'anglais est notre langue de communication principale (e-mails et documents).
- Les messages spécifiques destinés au client, au fournisseur ou au transporteur peuvent toujours être rédigés dans leur propre langue.
- Ce document sera également traduit dans la langue de chaque partie (à faire).
Attribution des e-mails (À / CC)
Selon le destinataire, nous vous placerons en À ou en CC :
- Premier e-mail avec la commande du client : À : Fournisseur | CC : Client, Transporteur (si connu)
- Confirmation finale de la date : À : Transporteur | CC : Client, Fournisseur
Note : Notre pourcentage de commission sera communiqué séparément puisque nous utilisons un seul document pour tous. Nous reviendrons vers vous à ce sujet.
Au lieu d'indiquer une date calculée avec un point d'interrogation (?) sur la première commande, nous indiquerons la date souhaitée par le client (ou laisserons le champ ouvert). La date calculée figurera toujours dans l'e-mail, mais de manière distincte.
L'équipe Frui : Lieven, Marnix, Mayke & Ann
SOMMAIRE
1. Balises Fluo & Types de commande
Balises FLUO
Nous plaçons ces balises au bas de l'e-mail pour signaler des situations spécifiques :
- (VERY) URGENT : La commande peut être chargée dès que disponible. Merci d'organiser l'enlèvement au plus vite.
- DELAYED LOADING : Ces commandes ne peuvent pas être chargées avant la semaine indiquée.
- PREPAYMENT : Le client doit payer d'avance (cela peut aussi être à sa demande). Même confirmée prête, la commande reste bloquée jusqu'au paiement.
- OPEN INVOICE : Le client a une facture échue en attente. Même confirmée prête, la commande reste bloquée.
- GROUPAGE : Commande groupée de plusieurs fournisseurs à charger chez un seul fournisseur.
- OTHER LOADING ADDRESS SUPPLIER : Le fournisseur dispose d'une adresse de chargement alternative.
- OTHER DELIVERY ADDRESS CLIENT : Le client dispose d'une adresse de livraison alternative.
- SPECIFIC DELIVERY DATE : Le client demande un jour de livraison spécifique ; le transporteur doit en tenir compte.
Types de commande (avec code couleur)
- Normal : Commande standard. Les priorités (urgente, différée, etc.) sont précisées via les balises.
- Floor stock : Pour les commandes non finalisées à 100 % ou dont la date d'enlèvement est incertaine. Le fournisseur conserve les marchandises en stock. Nous demanderons une prévision au client afin que vous sachiez quand préparer la commande.
- Option : Le client souhaite bloquer un volume ou un millésime précis (pour une offre en cours). Nous fixons toujours une date limite avant laquelle le client doit confirmer ou libérer l'option.
- Primeur : Commande avec conditions de paiement particulières et enlèvement bien plus tard (parfois plus d'un an). Nous indiquons d'abord le volume global en 75 cl. Lors de la planification de la mise en bouteille, le fournisseur peut demander des formats spécifiques (magnums, 18L, etc.).
- Réservation : Il ne s'agit pas d'une commande ferme, mais d'un engagement formel du client à retirer les marchandises en plusieurs commandes avant une date fixée (généralement 1 an). Remarque : Frui peut parfois poser une réservation pour faciliter vos mises en bouteille, sans engagement contractuel de Frui.
- Annulation : Tous les types de commandes ci-dessus peuvent être annulés sous réserve d'une justification solide. Dans la plupart des cas, l'annulation doit être acceptée par l'autre partie.
- Confidentiel : Dans certains cas exceptionnels, le client passe commande directement auprès du fournisseur sans intervention directe de Frui. Le fournisseur transmet la facture finale à Frui.
2. FOURNISSEUR
Procédure
- Passation de commande : Le client transmet la commande à Frui.
- Normalisation : Frui standardise la commande selon un format unique (= prévention des erreurs). Si des remises/promotions ne sont pas cumulables, seule la meilleure promotion est appliquée.
- Instructions : Toutes les demandes du client figurent sur la confirmation. Les actions/notes destinées au fournisseur sont signalées par @Supplier.
- Envoi : Frui (order@frui.be) envoie la commande au fournisseur avec le transporteur en copie.
- Vérification : Prenez connaissance de toutes les informations complémentaires et effectuez les actions nécessaires.
- Confirmation du délai (sous 4 jours) : Confirmez la date définitive de mise à disposition.
- Nous calculons une date basée sur votre délai standard de production ; merci de respecter ce délai maximal.
- Pour les commandes urgentes, nous avançons proactivement cette date.
- Confirmez toujours la date à Frui (des rappels seront envoyés jusqu'à réception).
- Modifications : Signalez clairement tout changement (volumes, prix, millésimes, etc.). Justifiez les modifications sensibles et proposez des solutions proactives (ex. date de la prochaine mise si un millésime est épuisé).
- Stabilité des palettes : Veillez à ce que la commande tienne parfaitement sur palette et soit stable. Respectez au maximum les couches complètes par type de carton/bouteille.
- Suivi des paiements :
- Factures échues : Envoyez un rappel de paiement lors de la confirmation de mise à disposition.
- Paiement d'avance (Prepayment) : Envoyez la facture proforma au client dès confirmation de la date prête, en précisant l'escompte éventuel.
- Coordination transport : Fournissez au transporteur les informations nécessaires (poids et nombre de palettes) lors de la prise de rendez-vous de chargement. Si une commande n'est pas enlevée une fois prête, relancez le transporteur (ou Frui).
- Confirmation de chargement : Transmettez la facture finale et les documents de transport (À : Client | CC : order@frui.be).
Bonnes pratiques
- Numéros de référence : Utilisez systématiquement les références de Frui (et du client) sur vos confirmations, proformas et factures finales pour faciliter le suivi.
- Canal unique : Utilisez uniquement order@frui.be pour le suivi des commandes (évitez les adresses personnelles afin d'éviter les doublons).
- Communication directe : Échangez directement avec le client en mettant toujours order@frui.be en copie.
- Factures proforma : Si vous envoyez une proforma pour accord client, vous restez responsable de l'obtention de cet accord.
- Adresses e-mail : Veillez à envoyer la facture finale à l'adresse e-mail comptable dédiée du client (indiquée sur notre confirmation).
- Regroupement des e-mails : Limitez le nombre de messages. L'idéal est de gérer la commande en 2 e-mails :
- E-mail avec proforma, date exacte de disponibilité et modalités de paiement.
- E-mail avec facture finale lors de l'expédition.
- Pas d'accusé de réception : order@frui.be étant une boîte partagée surveillée en continu par toute l'équipe, il n'est pas nécessaire d'accuser simple réception de la commande. Aucun message d'absence automatique n'est généré.
3. CLIENT
Procédure
- Passation de commande : Envoyez toujours une commande claire à order@frui.be.
- Tenez compte des délais maximaux de production indiqués sur le tarif pour éviter toute rupture.
- Pour les commandes comportant de nombreuses lignes, l'utilisation de nos codes articles est vivement conseillée.
- Traitement : Dans les 2 jours ouvrés, Frui (order@frui.be) transmet une commande normalisée à votre fournisseur (CC : Client et Transporteur). Vos conditions tarifaires et la meilleure promotion applicable sont appliquées.
- Date indicative : Nous confirmons dans un premier temps une date maximale calculée avec un ? ou nous transmettons votre date d'enlèvement souhaitée.
- Vérification : Contrôlez systématiquement les quantités, les cuvées et le type de bouchage (capsule à vis / bouchon liège).
- Remarque : Le client reste le responsable final de la conformité de sa commande, même si Frui commet une erreur de saisie. Notre procédure de contrôle vise à minimiser au maximum les risques d'erreur.
- Commandes urgentes : En cas d'urgence, nous avançons cette date prévisionnelle.
- Transporteur : Le transporteur de votre choix reçoit également cette confirmation pour planifier l'enlèvement.
- Modifications : Tout changement important vous sera communiqué et soumis pour accord via une notification MODIF.
- Confirmation finale : La date d'enlèvement confirmée (marquée d'un !) vous est transmise ainsi qu'à votre transporteur. Frui effectue un suivi actif auprès du fournisseur pour obtenir cette validation sous 4 jours.
- Notification de départ : La réception de la facture finale ou l'émission de l'e-AD atteste que la commande a été chargée.
- Paiement d'avance & Factures échues : Envoyez votre preuve de paiement bien avant la date d'enlèvement prévue et vérifiez l'absence de factures impayées. Dans la plupart des cas, le fournisseur bloque la marchandise tant que le compte présente un solde échu.
- Livraison : Frui assure le suivi jusqu'au chargement chez le fournisseur. L'organisation de la livraison s'effectue directement avec votre transporteur. Une fois la date confirmée par Frui, vérifiez directement avec votre transporteur la date prévue de livraison.
Bonnes pratiques
- Commandes par e-mail : Pour éviter tout malentendu, privilégiez impérativement les commandes écrites par e-mail plutôt que par téléphone.
- Adresse unique : Adressez vos commandes exclusivement à order@frui.be et non aux adresses personnelles. Cette boîte partagée est consultée quotidiennement, même en cas d'absence de Mayke. Les questions commerciales sont transmises en interne à Marnix et/ou Lieven.
- Éviter les destinataires multiples en 'À' : Mettre plusieurs personnes en destinataire principal risque de générer un double encodage de la commande.
4. TRANSPORTEUR
Procédure
- Première confirmation : Comporte une date ouverte ou souhaitée (avec ?). Pour les commandes urgentes, cette date est avancée.
- Commandes différées (Delayed) : Si le client souhaite un enlèvement au-delà du délai standard, la date est immédiatement confirmée avec un !. Le suivi direct de Frui s'arrête à cette étape.
- Estimation de poids : Frui indique une estimation du poids (moyen par palette et total). Cela reste une estimation indicative.
- Confirmation définitive : Une 2ᵉ confirmation marquée d'un ! indique la date finale confirmée.
- Rendez-vous de chargement : Prenez systématiquement rendez-vous chez le fournisseur. Tout enlèvement sans rendez-vous se fait à vos propres risques.
- Retards : Si l'enlèvement a lieu plus d'une semaine après la mise à disposition, prévenez votre client.
- Blocages : Si vous ne parvenez pas à obtenir un rendez-vous pour une date confirmée (!), contactez Frui. Cela indique généralement un paiement en attente de régularisation par le client.
- Livraison client : Prenez toujours rendez-vous avec le destinataire et vérifiez les contraintes d'accès (hayon, porteur, etc.).
Bonnes pratiques
- Limiter les e-mails : Évitez d'écrire à order@frui.be, sauf en cas de blocage ou de litige lors de l'enlèvement.
- Supprimer Frui des échanges de routine : Retirez order@frui.be de vos échanges opérationnels quotidiens (prises de rendez-vous, accusés de réception standards, etc.).
- Confidentialité : Les informations tarifaires et financières sont strictement confidentielles et ne doivent en aucun cas être divulguées à des tiers.